Les avantages de la GMAO (gestion de maintenance assistée par ordinateur) sont régulièrement mis en avant par les équipes de commerciaux qui cherchent à vous les faire adopter. Mais qu’en est-il réellement ? Que sont donc en mesure de vous apporter concrètement de telles solutions numériques ? Sur quels aspects peuvent-ils vous apporter une nette plus-value ? Vous trouverez réponse à ces questions en prenant connaissance du texte ci-dessous.
Améliorer la planification
Les logiciels de ce type sont en mesure de rendre de précieux services aux différentes équipes déployées sur le terrain. Ainsi, elles auront à leur disposition un emploi du partagé consultable aussi bien depuis un smartphone qu’avec une tablette ou un ordinateur. Il aura pour fonction la gestion de la planification des interventions.
La majorité des solutions de GMAO proposent, par exemple, dès la création d’une nouvelle mission, une mise à jour en temps réel (ou presque) des informations. De plus, grâce aux apports de la cartographie numérique, le technicien recevra le trajet entre le lieu de la nouvelle mission et sa localisation actuelle. Terminées donc les pertes de temps inutiles, chacun se concentre désormais sur l’essentiel et les tâches à plus forte valeur ajoutée. Cela permet ainsi de renforcer le lien entre les équipes œuvrant sur le terrain et les gestionnaires restés au siège.
Des interventions terrain de meilleure qualité
Une application de gestion de maintenance apporte une réelle plus-value aux travailleurs en déplacement, en leur faisant notamment épargner de précieux instants. Ainsi, il devient possible d’accéder, peu importe les conditions, à la liste actualisée (en fonction des demandes clients ou d’un impondérable) des missions à réaliser. Des informations peuvent également venir enrichir cette liste, à l’image du temps d’intervention estimé ou encore du trajet à effectuer pour parvenir sur site.
De plus, l’intervenant n’aura pas à se soucier de la préparation des documents qu’il doit présenter à son client (fiche d’intervention ou facture par exemple). En effet, tous vont se générer de manière automatique bien avant la réalisation effective de la mission. Vous réduisez ainsi les risques d’erreurs (et donc de mécontentement de la part du client) tout fournissant une information complète et de qualité. Bien entendu, les équipes restées au siège disposent de la capacité de suivre également le déroulé de l’intervention afin de détecter au plus tôt tout retard éventuel.
Gérer les maintenances
Les opérations de maintenance regroupent toutes les actions (qu’elles soient d’ordre technique, administrative ou de management) qui interviennent durant l’usage d’un bien ou d’une fonctionnalité. Elles ont pour principaux objectifs de les maintenir en état ou bien de les réparer en cas de panne. Ceci explique donc pourquoi on les classe en deux grandes catégories distinctes.
Un logiciel de gestion de maintenance disposera ainsi des fonctionnalités suivantes :
- Recensement précis et description détaillée de chacune des installations que vous avez la responsabilité de maintenir
- Mise en place des bibliothèques de gammes de maintenance, récapitulant votre savoir-faire et vos capacités
- Gestion des plans de maintenances des différentes installations
- Estimation immédiate de la capacité d’intervention des équipes selon la disponibilité
- Affectation des missions
- Suivi en temps réel de leur bonne exécution
- Alimenter une base de connaissances numérique qui servira pour les futures interventions
Facturez immédiatement !
Une fois la prestation réalisée, il convient d’envoyer le plus rapidement possible la facture au client afin d’être payé le plus rapidement possible. Imaginez alors les précieuses journées pouvant être perdues, s’il faut attendre le retour du technicien au siège, son échange avec le service facturation, puis la génération effective de la facture et son expédition. Sans parler des éventuelles pertes d’informations qui peuvent toujours subvenir lorsque l’on doit effectuer des ressaisies. Fort heureusement, avec les systèmes de maintenance assistée par ordinateur, ce mode de fonctionnement appartient au passé !
Dorénavant, il suffit de définir au préalable les éléments de facturation tels que le coût horaire de la main d’œuvre, les forfaits déplacements (différents en fonction de la distance) ou encore la valeur des fournitures ayant été utilisées lors de l’intervention. De plus, vous aurez la possibilité de présenter dès la fin de la mission, la facture à votre client, sur une tablette par exemple. Il pourra alors en prendre connaissance et la signer. Sur le même principe, si votre activité est concernée par l’attestation de TVA, votre client pourra la renseigner immédiatement avant de vous la remettre signée et complétée.
